Evaluasi SOP

Tuliskan apa yang dikerjakan. Kerjakan apa yang ditulis. Itulah esensi dari Standar Operasional Prosedur (SOP). Lazim dikenal dengan sebutan prosedur tetap (Protap).

Sejak Hari Rabu (20/7) hingga Hari Jum’at (22/7), Biro Pengadaan Barang dan Jasa NTT berjibaku. Dalam tiga hari ini, dilakukan evaluasi dan perbaikan terhadap dokumen SOP yang dimiliki.

Kegiatan ini merupakan salah-satu tindak lanjut dari temuan audit internal ISO 9001:2015. Rekomendasi auditor internal, agar segera diperbaharui SOP yang ada. Disesuaikan dengan perubahan kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja yang baru. Seperti telah ditetapkan dalam Peraturan Gubernur NTT nomor 1 Tahun 2022. Selanjutnya, direkomendasikan juga perbaikan pada bisnis proses yang berpotensi menimbulkan persoalan. Persoalan internal, juga eksternal.

Temuan awal auditor internal ISO 9001:2015, terdapat total 67 SOP pada biro ini. Ditemukan, setidaknya delapan prosedur kerja perlu dihapus. Karena, sudah tidak relevan lagi. Satu SOP dialihkan ke bagian lain, satu SOP lagi perlu diganti. Diusulkan juga tujuh SOP baru.

Selanjutnya, dari temuan minor itu diberi kesempatan kepada tiga bagian pada unit kerja ini untuk kembali melakukan evaluasi mandiri. Amanat regulasi, memang perlu dievaluasi berkala. Agar, dirumuskan prosedur kerja yang semakin efisien.

Prinsipnya,  prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti, oleh semua aparatur. Prosedur yang dibakukan harus selaras, efisien dan efektif dalam pelaksanaanya. Perlu kemudian disosialisasikan.

Karena, SOP merupakan serangkaian prosedur tertulis yang rutin, berulang dan dibakukan. Basisnya adalah uraian tugas. Berisi, berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Rujukan lengkapnya, dapat dibaca dalam Peraturan Menteri PAN dan RB nomor 35 Tahun 2012. 

Hal ini sejalan dengan aksi penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi. Menjadi bukti perbaikan pada area ketatalaksanaan, dalam delapan area perubahan reformasi birokrasi.

Selanjutnya, hasil kerja ini akan dikoordinasikan dengan Biro Organisasi selaku pengampuh. Pun, akan dinilai lembaga sertifikasi Sis Cert pada Audit Sureveillance ke dua tahun ini. Sebagai bukti atas komitmen jaminan mutu layanan Biro Pengadaan Barang dan Jasa Sekretariat Daerah Provinsi NTT. Dijadwalkan, berlangsung pada Hari Kamis nanti, tanggal 28 Juli 2022.

Semoga, dapat disarikan prosedur kerja terbaik. Efektif, efisien dan selaras.